Договоры, электронная переписка, бухгалтерские счета и отчеты руководителю — вся эта бизнес-информация составляет внутренний документооборот компании. По данным исследований, в среднем, объем систематизированного документооборота российской фирмы составляет 20%. Как правило, в современных фирмах систематизирован бухгалтерский документооборот, так как каждая компания регулярно сдает налоговую отчетность. Однако, объем корпоративного документооборота не ограничивается бухгалтерскими документами. В среднестатистической российской компании не структурировано 80% документооборота: электронная переписка хранится в почтовых ящиках, учет контрактов или договоров ведут в электронных таблицах. Не удивительно, что примерно 20% рабочего времени сотрудников уходит на поиск или восстановление документов.
Использование системы электронного документооборота (СЭД) помогает устранить проблему «разбросанности» документов. Автоматизация позволяет создать единое информационное пространство для работы с корпоративным документооборотом, обеспечить безопасность хранения информации, решить проблему систематизации документов.
Какой эффект получит компания в результате внедрения системы электронного документооборота?
- Удобная система поиска документов. Для обеспечения целостности информационного пространства и управления всем корпоративным документооборотом важна интеграция СЭД с другими автоматизированными системами, установленными на предприятии, например, с бухгалтерскими и финансовыми программами. Таким образом, система электронного документооборота выступает как связующее звено между разными системами. Все документы в программе имеют свой номер и реквизиты (карточку документа). Найти нужный материал можно по регистрационному номеру, по автору, по дате создания документа, по ключевым словам, по исходному тексту.
- Сокращение времени согласования документов. В СЭД автоматизированы бизнес-процессы обработки документов: составление, утверждение и исполнение документа. Порядок действий строго регламентирован. Помимо этого, на каждый этап работы назначается ответственный сотрудник. Система электронного документооборота позволяет контролировать весь цикл обработки документа. Оперативность работы значительно повышается за счет использования распределенных информационных баз или веб-клиента, например, пользователи 1С:Документооборот, находящиеся в разных офисах или разных городах, могут работать с документами. Все редакции документов сохраняются в системе. К документу можно составить примечание и комментарии, не изменяя сам материал. Значительно экономит время механизм маршрутизации документов. Нужный материал можно быстро отправить ответственному сотруднику.
- Безопасность и конфиденциальность. Сохранение редакций документов обеспечивает целостность информации. Доступ пользователей к документам можно ограничивать, сохраняя при этом конфиденциальность данных. Дополнительно системы СЭД позволяют шифровать документы и использовать электронную подпись.
На современном рынке наиболее распространены системы производителей 1С, Microsoft, Ланит, Оптима, АйТи. Внедрение таких программ чаще всего начинают с участков регистрации входящих и исходящих документов. Автоматизация документооборота предполагает создание хранилища документов, после чего распределяют права доступа пользователей к информации. При внедрении СЭД очень важным фактором является лояльность персонала, так как сотрудникам будет сложно привыкнуть не сколько с самой программе, а тому, что их действия будут строго регламентированными. В такой ситуации, сотрудникам важно объяснить те преимущества, которые они получат в результате автоматизации.
Мы предоставляем официальную легализацию документов в Москве с гарантией точности и соблюдения всех нормативных требований. Наша компания обеспечивает полный цикл услуг, включая проверку документов, их подачу в государственные органы, а также заверение в консульствах. Мы работаем с различными типами документов, такими как свидетельства, дипломы, нотариальные акты и судебные решения, гарантируя, что они будут признаны за рубежом без проблем.
Наши специалисты внимательно следят за процессом легализации, чтобы избежать любых ошибок или задержек. Мы предлагаем оперативность и прозрачность на каждом этапе, от консультации до получения готовых документов. С нами вы можете быть уверены в том, что процесс будет завершен с полной гарантией и в срок, а стоимость наших услуг остается доступной для клиентов.
